Excel ir jaudīga biroja lietojumprogramma, kas ļauj veikt sarežģītākos aprēķinus, sistematizēt informāciju, izveidot analītiskus aprēķinus. Diemžēl daudzi lietotāji, kuri nesaprot Excel sarežģītību, to izmanto tikai kā vienkāršu aprēķina rīku kā kalkulatoru.

Īsā laikā var analizēt sniegto informāciju un skaitliskos rādītājus, veikt efektīvus vadības lēmumus, kas balstīti uz tiem, palīdz Excel galda tabulai un kā to viegli saprast, lasot pieredzējušu lietotāju ieteikumus.

Automātiskā ziņojuma izveides procedūra

Pivot tabula tiek veidota, balstoties uz esošo tabulu, kas var būt Excel produkts vai cita datu bāze.

Ja lietotājs ir nolēmis iet caur sākotnējo kursu, kā izveidot Excel galda tabulu, tad viņam ir labāk izmantot šo biroja lietojumprogrammas izveidoto tabulas versiju. Pēc tam, kad apguvuši pamatus par to, kā izveidot Excel tabulas, varat pāriet uz papildu iespējām, kad rādītāji tiek iegūti, ielādējot no pilnīgi atšķirīgu lietojumprogrammu radītiem dokumentiem.

Pamatprasības

Ir vairākas obligātas prasības, pretējā gadījumā kopsavilkuma tabula neveic uzdevumus, kurus lietotājs izmanto.

Galvenā prasība ir tāda, ka visi dati jāievada tabulas formā, kuras augšpusē, protams, ir veidota virsraksts (norādot norādīto sleju nosaukumus).

Turklāt pilnībā jāizslēdz tukšas rindas un kolonnas. Ārpus tabulas nedrīkst būt nekādas piezīmes un ārēji ieraksti, kas uzskaitīti rindās vai kolonnās blakus izmantotajai zonai.

Ir vēlams, lai visi galda elementi ievadītu datus, ja iespējams, jāizvairās no tukšām šūnām, jo ​​tas var negatīvi ietekmēt informācijas sistematizāciju un turpmāku analīzi.

Bieži programmā Excel lietotāji apvieno vairākas šūnas. Ja jums ir nepieciešams izveidot kopsavilkuma ziņojumus, jums būs jāizvairās no šādas apvienošanas. Nav pieļaujams slēpt rindas vai kolonnas, kas pēc lietotāja domām šajā situācijā nav svarīgas.

Instrukcijas izveidei

Pēc tam, kad lietotājs ir izpildījis visas iepriekš minētās prasības, varat turpināt darbību, ļaujot jums saprast, kā izveidot kopsavilkuma tabulu programmā Excel.

Vispirms jums ir jāatrod pirmā šūna, kas atrodas tieši zem tabulas virsraksta, un jāaktivizē. Lai to izdarītu, peles kursoru ir jānovieto uz šīs šūnas un noklikšķiniet uz kreisā taustiņa.

Pēc tam galvenajā izvēlnē atveriet cilni „Ievietot”, pēc tam parādīsies tās apakšizvēlne, no kuras būs ikona ar vienuma “Pivot Table” nosaukumu. Uzklikšķinot uz tā, tiek aktivizēts vednis, lai izveidotu kopsavilkuma ziņojumus, izmantojot to, kas būs daudz vieglāk sastādīt tabulas analītisko ziņojumu.

Parādītajā dialoglodziņā izklājlapu redaktors lūgs jums analizēt diapazonu. Visbiežāk vednis patstāvīgi to nosaka, tāpēc izmaiņas nebūs vajadzīgas.

Jums ir arī jānorāda, kur lietotājs vēlas izveidot kopsavilkuma pārskatu:

• tajā pašā lapā, kur ir galvenie rādītāji;
• uz jaunās lapas.

Vairumā gadījumu ieteicams izmantot otro variantu, tad nebūs neskaidrību, jo saņemto informāciju ir vieglāk analizēt.

Pievēršoties jaunai lapai, lietotājs atradīs tabulas laukumu, kā arī derīgo lauku sarakstu. Pēc tam, kad ir nolemts analizēt konkrētus rādītājus, lietotājam ar peles palīdzību jāizvelk atlasītie lauki “Filter”, “Column” apgabalos. Šādā veidā būs iespējams izveidot kopsavilkuma pārskata slejas.

Turklāt līnijas tiek sastādītas tieši tādā pašā veidā, velkot vajadzīgos laukus ar peli. Ja ir vairākas rindas, ir svarīgi noteikt, kurai jābūt augšpusē un kas ir apakšā. Jūs varat sakārtot līnijas vispirms tajā pašā secībā un ievērot, cik ērti tas ir, cik labi tiks parādīta kopsavilkuma informācija. Ja ir grūti analizēt datus šajā vietā, tad viss ir viegli labojams - vienkārši turiet noteiktu lauku ar peli un pārvietojiet to uz augšu vai uz leju.

Visbeidzot, ir jādara Vērtību kopsavilkuma ziņojuma pēdējā joma. Laukā, kas ir atslēga analīzei, piemēram, kopējā masa, kopējais daudzums, tiek pārnests uz to.

Ja viss tiek darīts saskaņā ar instrukcijām, šajā posmā tiks parādīts analītisks ziņojums. Ja tiek konstatētas kļūdas, ir pietiekami, lai mainītu laukus, atjauninātu datus, un tabula tiks automātiski pārbūvēta.

Izmantojot kopsavilkuma pārskatus

Lietotājs nolemj izveidot galda tabulu, ja ir nepieciešams bieži izmantot analītiskās darbības. Šajā sakarā ir lietderīgi zināt, ka tabulā ir filtrs, kas ļauj sistematizēt datus atbilstoši norādītajiem kritērijiem.

Filtra lietošana

Iesācējiem ir noderīgi zināt, kā atjaunināt Excel tabulu un kā veikt vaicājumu, pamatojoties uz datu grupēšanu.

Pivot tabulas datu atjaunināšana ir svarīga, kad lietotājs ir izdarījis izmaiņas galvenajā tabulā. Lai atjauninātu datus, noklikšķiniet uz peles tabulas laukumā, atsaucoties uz papildu izvēlni. Vienumu "Atjaunināt" ir viegli atrast, un tā izvēle tiks automātiski atjaunināta.

Arī filtra izmantošana kopsavilkuma ziņojumos ir ļoti svarīga. Ļoti bieži tiek reģistrēti darbinieku ikdienas dati, un par analītiskajiem ziņojumiem atbildīgajam darbiniekam ir jāanalizē dati par ceturksni vai pusgadu.

Lai atrisinātu šo problēmu, palīdz filtram. Atkal, nav vajadzīga nekāda sarežģīta. Pietiek ar peles klikšķi uz jebkura datuma (ar peles labo pogu), konteksta izvēlnē atlasiet “Grupa”, pēc tam sekojot dialoglodziņam, kurā var definēt pieņemamas grupēšanas metodes. Pēc tam tabula tiks automātiski pārbūvēta, ievērojami samazināta, un tādēļ būs daudz vieglāk analizēt datus.

Tātad ir viegli izveidot pivot tabulas, ja pirmoreiz izmantojat vienkāršu tabulu, ievērojot visas prasības un ievadot pareizos datus. Apgūstot šādas prasmes, lietotājs ļoti ātri izjutīs priekšrocības, jo dati tiks analizēti īsā laika periodā, kā arī absolūtā precizitāte.